A primeira tarefa de um arquivista, ao começar a trabalhar em uma instituição, está relacionada ao diagnóstico da situação e inclui quantificar o acervo arquivístico encontrado.
Em uma situação na qual o acervo é constituído por documentos escritos, acondicionados em caixas dispostas em estantes de aço, e por fitas magnéticas com gravações sonoras em formato de rolo (fitas-rolo), a quantificação deverá ser feita, para cada um dos dois materiais anteriormente mencionados, respectivamente, por: